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行政事业单位需进一步规范办公用品会计核算

行政事业单位办公用品是为日常履行职能而储存和耗用的未达到固定资产标准的实物资产,包括纸笔、文具、硒鼓、电话机等耗用品。办公用品看似零碎不起眼,但在实际工作中,其管理和会计实务处理都存在不少问题。尤其在加强作风建设的大背景下,中央和地方各级党……

专题: 学校办公用品采购制度 财政部会计职称评价网 财政部会计评价中心 时尚衣橱pdf 

行政事业单位办公用品是为日常履行职能而储存和耗用的未达到固定资产标准的实物资产,包括纸笔、文具、硒鼓、电话机等耗用品。办公用品看似零碎不起眼,但在实际工作中,其管理和会计实务处理都存在不少问题。尤其在加强作风建设的大背景下,中央和地方各级党委政府从制度和监督层面对“三公经费”加强管理后,办公用品支出甚至被某些违法违纪行为所利用,成为虚报冒领、套取现金的工具。因此,强化办公用品的采购管理和核算控制成为了新形势下的必然要求,本文将以行政单位为例进行分析说明。

现有会计核算不规范

据了解,目前,行政事业单位办公用品的采购、核算及管理存在诸多问题。

比如,行政事业单位办公用品的采购效率不高。由于没有统一的采购途径,单位购买办公用品有些通过商场,有些通过小门店,没有产生规模采购效应,商品的品质良莠不齐,价格也参差不齐,直接影响了采购效率和使用效果。同时,由于采购途径分散、采购信息不对称,也导致搭车采购、虚报冒领等现象在一定程度上存在。

行政事业单位办公用品会计核算不规范问题也比较突出。

一是原始凭证不齐全。采购办公用品时,发票上的商品名笼统地开具为办公用品或劳保用品等,没有商品明细单。按照相关会 计法规的规定,除即买即用的零星办公用品可直接计入经费支出外,批量购入的办公用品除发票外,还应该有商品明细和入库验收单作为原始凭证,领用时再办理相关手续。但在实际工作中,没有采购明细单,没有入库验收单或者随意填写办公用品采购明细的情况比比皆是。这为假借名目虚开发票套取现金或假立名目购买商业预付卡提供了便利,也使购买的其他商品得以以办公用品的名义入账,导致违法违规的漏洞加大。

二是会计分录不准确。按照新修订的《行政单位会计制度》,购买办公用品除即买即用一次性计入当期支出外,如用财政拨款购买批量办公用品,购入时,借:经费支出,贷:财政拨款收入或零余额账户用款额度;同时,借:存货—— —xx商品,贷:资产基金—— —存货。领用时,逐笔冲销存货和资产基金科目。如采用赊销方式购买,则购入时,借:存货—— —xx商品,贷:资产基金—— —存货;同时,借:待偿债净 资产,贷:应付账款。付款时,借:经费支出,贷:财政拨款收入或零余额账户用款额度,同时,借:应付账款,贷:待偿债净资产。领用时,逐笔冲销存货和资产基金科目。如此,方能完整准确地反映存货购入、验收、入库、领用的全过程,也符合行政单位内部控制的要求,从而可以在会计核算上对办公用品进行有效控制。

另外,行政事业单位办公用品的粗放管理导致其浪费较严重。正因为办公用品没有进行规范的会计核算,也没有严格的实物管理,一般的行政事业单位往往由兼职人员负责领发,导致办公用品领用管理的内控缺失,浪费和公物私用现象突出,造成了公共资金的损失。

应实行严格的内控管理制度

要想进一步提高和规范行政事业单位办公用品的采购管理和会计核算,建议从以下3个方面着手做起。

一是集中采购,提高财政资金的使用效率。

办公用品具有通用和量大的特点,而且保存时间相对较长,这就为实行财政统一采购和供给提供了可能。具体操作设想为:年初由各单位上报全年办公用品采购计划,经财政预算管理部门审核后,送交政府采购管理部门组织公开招标采购。采购完成后,供应商将办公用品交付给单位验收,单位验收无误后,在采购明细表上签字盖章,供应商将签收的商品发票和采购明细表送交政府采购部门,政府采购部门转交国库集中支付中心付款,商品发票和支付凭证一联交由单位进行账务处理。实行政府集中采购供应后,单位除极少数临时和特需的办公用品外,不得另外购置办公用品,也不得自行列支相关经费。政府采购部门应制定办公用品名录,明确种类、规格和型号,以便于统一采购。同时,在日常的设备采购管理中,应探索制定计算机、打印机等通用设备采购品目指南,从而为耗材和零部件的集中采购打 下基础,以不断提高采购的规模效应和效率,提升财政资金使用效果。

二是严格管理,提高办公用品的管理效率。

单位在实行办公用品集中采购后,首先应科学编制办公用品采购计划,并结合库存使用情况动态调整计划数量。财政部门应结合单位职能和人员数量,严格审核单位的采购计划。政府采购部门应科学确定品牌,通过集中采购获得规模效应,同时也应明确定点采购供应商,以满足单位的临时需要。为实现阳光采购,主要办公用品的品牌、价格应向社会公开,接受监督,防止集中采购过程中可能出现的寻租行为。

三是规范核算,提升单位内控效率。

单位应严格按相关会计法规的要求进行会计核算和存货管理,存货管理应实行严格的内控管理制度,收发和存货明细账登记不相容岗位相分离。除临时和特定设备的需要,不得列支办公用品费用。 

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